Kushtet e ruajtjes së kontratave të lidhura nga ndërmarrja nuk rregullohen nga standardet dhe normat e industrisë, kështu që shpesh lind pyetja se si të shmangni humbjen e tyre dhe të organizoni ruajtjen dhe kontabilitetin e saktë. Zgjidhja më e arsyeshme për këtë çështje do të ishte nxjerrja e një akti të korporatave të një ndërmarrje të veçantë, e cila do të përcaktojë procedurën për përgatitjen, përfundimin dhe ruajtjen e këtyre dokumenteve.
Udhëzimet
Hapi 1
Nëse kompania juaj punon shumë me organizata të palëve të treta dhe numri i kontratave të lidhura është i konsiderueshëm, atëherë ka kuptim që magazinimin e tyre t'ia besoni zyrës ose departamentit të zyrës. Kjo është mjaft e përshtatshme, pasi që është në zyrë që të gjitha dokumentet e nënshkruara nga titullari dhe të dërguara nga kontraktorët regjistrohen. Pas regjistrimit të kontratës së ekzekutuar, punonjësit e zyrës duhet të bëjnë numrin e kërkuar të kopjeve dhe t'ua shpërndajnë ekzekutorëve përgjegjës, dhe t'i mbajnë origjinalet e dokumenteve në një vend të caktuar posaçërisht.
Hapi 2
Nëse kompania juaj është e vogël dhe nuk keni një departament klerik, si dhe një nëpunës përgjegjës, atëherë kontrata të rëndësishme, por të përdorura rrallë, për shembull, për qira ose blerje të pasurive të patundshme, ka kuptim të mbash në departamentin juridik së bashku me dokumentet përbërëse dhe ligjore të shoqërisë. Departamenti i kontabilitetit, i cili bën llogaritjen e tyre, duhet të sigurojë kopjet e këtyre kontratave. Në të njëjtin vend, në departamentin e kontabilitetit, dyqan dhe kontrata për furnizimin, shërbimet dhe kryerjen e punës si një nga llojet e dokumentacionit kryesor të kontabilitetit, që kërkon kontrollin e shlyerjeve, kushtet e pagesës ose pagesa të vazhdueshme periodike (faturat e shërbimeve, komunikimet).
Hapi 3
Në çdo rast, të gjitha kontratat duhet të kenë regjistrimin e tyre të brendshëm, dhe secilës prej tyre duhet t'i caktohet një numër me të cilin do të futet në regjistrin elektronik të kontratave. Ky regjistër mund të bëhet në spreadsheets Excel. Përveç revistës elektronike, është e nevojshme të mbahet një regjistër i bazuar në letër i lëshimit të këtyre marrëveshjeve, i cili do të pasqyrojë se kur dhe kujt prej ekzekutuesve përgjegjës u është dorëzuar origjinali i marrëveshjes. Kjo ditar duhet të përmbajë fusha për nënshkrimin e ekzekutuesit përgjegjës, duke konfirmuar faktin e marrjes dhe dorëzimit të kontratës për ruajtjen.
Hapi 4
Përshkruani procedurën për punë me kontrata në Rregulloret për procedurën e përgatitjes, lidhjes dhe ruajtjes së kontratave dhe aprovoni atë nga udhëheqësi i ndërmarrjes.
