Menaxhmenti i çdo ndërmarrje duhet të marrë parasysh shumë faktorë, të jashtëm dhe të brendshëm, në aktivitetet e tij. Jo të gjitha planet janë duke u përmbushur ashtu siç janë synuar. Punonjësit, duke zgjidhur detyrat e caktuara, mund të bëjnë gabime të paqëllimshme ose të tërhiqen nga detyrat e ngarkuara atyre. Kjo është arsyeja pse menaxheri duhet të kryejë funksione kontrolli çdo ditë.
Për çfarë shërben kontrolli?
Aktivitetet e një organizate, qofshin ato një strukturë biznesi apo një institucion qeveritar, po zhvillohen vazhdimisht në një mjedis të ndryshueshëm. Një nga funksionet e aparatit të menaxhimit është të marrë parasysh ndryshime të tilla dhe të bëjë rregullime në proceset e prodhimit. Në të njëjtën kohë, menaxheri duhet të organizojë siç duhet stafin dhe ta motivojë atë për të kryer detyrat aktuale dhe të ardhshme.
Kontrolli i rregullt dhe i planifikuar mbi aktivitetet e vartësve është një funksion integral i menaxhimit. Në këtë mënyrë, ju mund të identifikoni me kohë mangësitë në punën e punonjësve, të zbuloni gabime dhe llogaritje të gabuara. Jo të gjitha ndërprerjet në funksionimin e një ndërmarrjeje janë për shkak të veprimeve të gabuara të personelit. Ndonjëherë gabimet bëhen nga vetë menaxherët, për shembull, duke shtrembëruar kuptimin e porosive që vijnë nga lart.
Kontrolli nga pozicioni i menaxhmentit është një sistem i qartë dhe i mirëmenduar i masave për të verifikuar korrektësinë e ekzekutimit të udhëzimeve dhe urdhrave të menaxhmentit. Ky koncept gjithashtu përfshin monitorimin e kryerjes së përpiktë të punonjësve të detyrave të tyre funksionale. Në një organizatë ku një pjesë e rëndësishme e punës kryhet nga njerëz, dhe jo nga makina dhe mekanizma, kontrolli lidhet drejtpërdrejt me konceptin e pushtetit dhe rregullimin administrativ të aktiviteteve.
Kontrolli si funksion menaxhimi
Detyra e sistemit të kontrollit është të vendosë disa standarde me të cilat punonjësit duhet të drejtohen në aktivitetet e tyre. Që kontrolli të jetë efektiv, nevojiten standarde nga të cilat menaxheri mund të vlerësojë performancën e secilit punonjës. Dallimi midis standardit dhe performancës së arritur duhet të jetë baza për ndryshimin e proceseve të punës.
Funksionet e kontrollit në menaxhim hyjnë në fuqi tashmë në fazën e planifikimit të aktiviteteve të organizatës. Gjatë hartimit të planeve të punës për departamentet, menaxherët duhet të parashikojnë masa verifikimi në to, duke treguar kohën e zbatimit të tyre dhe personin përgjegjës për zbatimin. Natyra e planifikuar e kontrollit bën të mundur kryerjen e një auditimi të aktiviteteve jo nga rasti në rast, por në një mënyrë sistematike.
Qëllimi përfundimtar i kontrollit është arritja e një gjendje pune në të cilën menaxhmenti i organizatës përqendrohet në performancën më efikase të treguesve të performancës. Kur planifikon aktivitetet e kontrollit, menaxheri duhet të marrë parasysh karakteristikat psikologjike të punonjësve individualë dhe ekipit në tërësi. Një sistem inspektimi i strukturuar gabimisht mund të ndikojë negativisht në personel, mund të çojë në një rënie të motivimit dhe një rritje të tensionit.
