Një zyrë private ose një organizatë qeveritare, e përballur me nevojën për të lëvizur, është e detyruar të zgjidhë problemet me lëvizjen e një sasie të madhe mobiljesh, pajisjesh dhe teknologjie të akumuluar gjatë operacionit. Imshtë e domosdoshme që të gjitha sendet të zhvendosen mjeshtërisht pa dëmtime. Prandaj, është e nevojshme të organizohet siç duhet zhvendosja e zyrës.
Zhvendosja e zyrës do të marrë pak kohë, prandaj bëjeni mirë paraprakisht, caktoni rreth një muaj për tërë përgatitjen. Cilave pikë duhet t'u kushtoni vëmendje të veçantë?
✔ Nëse ndërmarrja është mjaft e madhe dhe ka një staf të madh, këshillohet që të përgatisni paraprakisht një plan menaxhimi për një ngjarje të tillë të përgjegjshme. Shtë e nevojshme të identifikohen detyrat prioritare, të përcaktohet buxheti, të caktohen punonjës përgjegjës për të gjitha pikat, dhe më e rëndësishmja, të caktohet një koordinator për të gjithë procesin e lëvizjes. Heshtë ai që do të marrë kontrollin e detyrave kryesore dhe dytësore. Sigurohuni që të njoftoni klientët se po planifikoni të shkoni në një zyrë të re.
✔ Hapi tjetër është të nënshkruani një marrëveshje me kompaninë lëvizëse të zgjedhjes suaj. Përveç operacioneve të ngarkimit dhe shkarkimit dhe transportit të pronës në pikën e destinacionit, klauzola shtesë mund të shtohen në kontratë. Për shembull, çmontimi dhe montimi i mobiljeve, vendosja e tyre në një dhomë të re, lidhja e shërbimeve dhe pajisjeve të palëvizshme, pastrimi i ambienteve pas zhvendosjes.
✔ Bëni një listë të plotë të pronës së përfshirë në lëvizje. Padyshim që do të nevojitet kur të tërheqni profesionistë nga një kompani transportuese dhe do të ndihmojë në shmangien e konfuzionit kur lëvizni një zyrë vetë. Heqni qafe të gjitha pronat e panevojshme - shisni, ruani ose hidhni tutje. Nuk ka nevojë të humbni para dhe kohë në transportimin e gjërave të panevojshme.
✔ Përgatitni dokumentacionin që pasqyron planin e ambienteve tuaja të ardhshme, vendosjen e vendeve të punës të punonjësve në një vend të ri, ku mobiljet dhe kompjuterët do të instalohen në zyrën e re. Kjo do t’ju kursejë shumë kohë.
All Ju mund të blini të gjithë materialin e nevojshëm të paketimit dhe kartonët nga vetë kompania e transportit. Paketoni të gjitha sendet personale në kuti. Sigurohuni që të shënoni me afishe. Employeesshtë e këshillueshme që punonjësit të lëshojnë një udhëzim memo se si ta bëni këtë në mënyrë korrekte.
✔ Shkëputni kompjuterët dhe pajisjet e tjera nga furnizimi me energji elektrike. Kjo bëhet vetëm nga një specialist - një administrator i sistemit.
✔ Bëni listat e të gjithë njerëzve të përfshirë në lëvizje. Përgatitni pasime paraprakisht për të gjithë, nëse ka nevojë për to. Renditni të gjitha automjetet e përfshira në zhvendosjen e zyrës. Siguroni kalimin e papenguar në vendin e ngarkimit / shkarkimit.
Zhvendosja e zyrës së kompanisë është një ngjarje mjaft serioze. Por, siç mund ta shihni, me qasjen dhe organizimin e duhur, të gjitha kostot mund të minimizohen. Për ta bërë këtë, mjafton të planifikosh saktë procesin, dhe shqetësimi që lidhet me lëvizjen do të minimizohet si për punonjësit ashtu edhe për klientët e kompanisë.
