Përgatitja dhe paraqitja e çështjeve në arkiv është një pjesë integrale e rrjedhës së punës. Regjistrimi i tyre fillon në organizatë që nga momenti i depozitimit të dokumenteve dhe përfundon me transferimin në arkiv në fund të vitit kalendarik ose periudhave të magazinimit. Në disa raste, dosjet mbahen për më shumë se një vit. Këto përfshijnë, për shembull, dokumente në lidhje me të dhënat e personelit.
Udhëzimet
Hapi 1
Kështu që procedura për regjistrimin e çështjeve në arkiv nuk do shumë kohë, duhet të ndiqni rregullat për regjistrimin e tyre gjatë rrjedhës aktuale të punës. Kur transferoni çështjet në arkiv për ruajtje të përhershme ose të përkohshme, duhet të lidhni dokumente, fletë numrash, të hartoni një mbishkrim përfundimtar, nëse parashikohet nga udhëzimet e punës, dhe gjithashtu të hartoni një inventar të brendshëm.
Hapi 2
Në të njëjtën kohë, emri i organizatës ose ndërmarrjes, indeksi në përputhje me nomenklaturën e çështjeve, data e hapjes dhe mbylljes së çështjes, si dhe periudha e ruajtjes tregohen në faqen e titullit të dosjes që dorëzohet në arkiv.
Hapi 3
Dokumentet që do të arkivohen regjistrohen në një dosje të veçantë me kapak të fortë. Nëse dokumenti ka një vlerë të veçantë, si rregull, ai nuk është i qepur, por vendoset në një skedar ose zarf dhe i bashkangjitet çështjes. Në fund të rastit të qepur dhe të numëruar, vendoset një fletë vërtetimi, dhe në fillim - një inventar i brendshëm. Në këtë rast, trashësia e kutisë nuk duhet të kalojë 40 mm dhe numri i fletëve nuk duhet të kalojë 250.
Hapi 4
Për rastet që ruhen në arkiv përgjithmonë, si dhe përkohësisht, por jo më pak se 10 vjet, përpilohet një inventar për transferimin e çështjeve në arkiv. Në të njëjtën kohë, përpilohet një inventar i veçantë për dokumentet që lidhen me regjistrat e personelit. Emrat e çështjeve futen në të, secila prej tyre ka një numër serik dhe gjithashtu tregohet një kod nomenklature. Inventarët bëhen në dy kopje nëse skedarët mbeten në arkivin e organizatës. Nëse skedarët do të transferohen në arkivat e shtetit, duhet të jenë katër kopje.
Hapi 5
Rastet që i nënshtrohen ruajtjes pas përfundimit të tyre për më pak se 10 vjet mund të arkivohen sipas gjykimit të menaxhmentit të organizatës. Nevoja për të paraqitur çështjet do të varet nga ngarkesa e punës së arkivit, frekuenca e qasjes në dokumentet e vjetra, etj.
