Dokumentacioni i ndërmarrjes duhet të mbahet në rregull. Për ta bërë më të lehtë gjetjen e kontratës së nevojshme për furnizimin e mallrave midis letrave të tjera të biznesit, vlen të krijoni një raft ose dosje të veçantë për to. Por jo vetëm. Vetë kontratat gjithashtu duhet të modernizohen.
Udhëzimet
Hapi 1
Mblidhni të gjitha kontratat që dëshironi t’i rregulloni dhe vlerësojini ato. Kushtojini vëmendje sa shpesh përfundohen dhe me cilët partnerë. Kjo do t'ju ndihmojë të zgjidhni se si të klasifikoni dokumentet.
Hapi 2
Nëse ka shumë partnerë, mënyra e porositjes së kontratave deri në datën e lidhjes së tyre është më e përshtatshme. Në rast se, për një periudhë të gjatë, kontratat lidhen me të njëjtat firma, ato mund të grupohen në një kategori të veçantë (dosje) nga palët. Dhe në disa raste, mjafton vetëm të rregulloni kontratat sipas rendit alfabetik me emrat e firmave partnere.
Hapi 3
Cilado metodë që zgjidhni, mbani në mend se dosjet e mëdha janë shumë të papërshtatshme për t'u përdorur. Rishikoni kontratat dhe hiqni ato nga skeda e përgjithshme. Krijoni një dosje të veçantë për ta. Kontrata të tilla shpesh arrihen vetëm herë pas here; ato nuk kërkohen në punën e përditshme.
Hapi 4
Kur rregulloni kontratat në mënyrë kronologjike, përmbaheni parimeve të përgjithshme të mirëmbajtjes dhe ruajtjes së regjistrave. Në ato dosje që përdoren shpesh, kontratat e lidhura së fundmi janë të vendosura në krye. Më poshtë janë dokumentet me një datë të hershme të krijimit. Përkundrazi, kur regjistroni arkivin, e para duhet të jetë sipër, dhe kontrata më e fundit e lidhur duhet të jetë më poshtë.
Hapi 5
Përdorni shënues, etiketa, faqeshënues dhe artikuj të tjerë shkrimi për të ndarë vizualisht një kategori nga një tjetër. Sigurohuni që përcaktuesit e tillë janë qartë të dukshëm në dosje. Kjo do të lehtësojë shumë kërkimin e dokumenteve të kërkuara.
Hapi 6
Pasi të vendosen të gjitha kontratat për furnizimin e mallrave në një dosje në një mënyrë të përshtatshme, sigurohuni që të hartoni një regjistër të dokumenteve. Vendoseni në kopertinë ose vendoseni në një dosje sipër të gjitha kontratave. Lini linjat bosh në regjistër. Kur investoni një kontratë të re, futni informacion në lidhje me të në regjistër.
