Punë në zyrë - punë me dokumente dhe dokumentacion mbështetje për menaxhim në këtë organizatë të veçantë, rregulluar nga GOST R 51141-98 "Puna e zyrës dhe biznesi arkivor. Termat dhe Përkufizimet ". Organizimi i punës në zyrë është organizimi i regjistrimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve hyrëse, dalëse dhe të brendshme në aktivitetet aktuale të ndërmarrjes.
Udhëzimet
Hapi 1
Kur organizoni punën në zyrë, vendosni nëse ndërmarrja juaj, organizata, ndarjet gjeografike të largëta ose degët, merrni këtë fakt në konsideratë dhe siguroni një mekanizëm për bashkëveprim me këto divizione. Sistemi i punës së zyrës në to duhet të jetë identik me zyrën qendrore në mënyrë që të shmangen problemet gjatë regjistrimit dhe dokumenteve.
Hapi 2
Mendoni se cilën nga format ekzistuese të punës në zyrë do të përdorni: të centralizuar, të përzier ose të decentralizuar. Zgjedhja e tyre përcaktohet nga struktura e ndërmarrjes (nëse ka nënndarje gjeografike të largëta) dhe pajisjet teknike të shërbimit të menaxhimit të zyrës. Nëse ky shërbim është i vogël në numër dhe nuk ofrohet teknikisht, atëherë një pjesë e funksioneve të tij transferohet në nënndarjet. Në këtë rast, bëhet punë e përzier në zyrë. Në rast se ky shërbim është i pajisur me të gjithë personelin, harduerin dhe softuerin e nevojshëm, atëherë kjo formë e mbajtjes së shënimeve do të centralizohet.
Hapi 3
Në secilën njësi strukturore, zgjidhni një njësi të veçantë të personelit që do të kryejë punë në zyrë. Nëse kjo nuk është e mundur, atëherë caktoni një punonjës tjetër i cili do të kombinojë kryerjen e detyrave të tij kryesore të punës me funksionin e një nëpunësi.
Hapi 4
Përcaktoni numrin dhe nomenklaturën e çështjeve, të cilat do të përfshijnë të gjitha dokumentet hyrëse, dalëse dhe të brendshme. Nëse këto janë dokumente nga një organizatë më e lartë (mëmë), atëherë ato i paraqiten titullarit për shqyrtim; dokumentet e organizatave vartëse duhet t'i paraqiten për shqyrtim nënkryetarit të ngarkuar me punën me ta. Prandaj, thirrjet e qytetarëve i drejtohen deputetit të cilit i është besuar përgjegjësia për të punuar me popullatën.
Hapi 5
Pasi të keni identifikuar rrethin e korrespondentëve, krijoni një klasifikues me të cilin mund të përcaktoni menjëherë se cilit grup korrespondent i përket ky dokument. Për shembull, për agjencitë qeveritare, caktoni kodin 01, për letrat nga një organizatë superiore - kodin 02, për furnitorët - kodin 03, për klientët - kodin 04, etj. Kjo do të ndihmojë në drejtimin e rrjedhës së dokumenteve brenda organizatës.
Hapi 6
Përcaktoni në çfarë forme do të kryhet qarkullimi i dokumentit - në një revistë ose kartë. Të dy format janë zbatuar në programe të veçanta për menaxhimin elektronik të dokumenteve. Nëse ende nuk mund të blini një program të tillë, përdorni revista elektronike të regjistrimit të dokumenteve, ato mund të hartohen në Excel.
