Çdo dokument i bazuar në marrjen e parave kërkon plotësimin e formularit të saktë. Nëse organizata i siguroi punonjësit fonde për ndonjë nevojë, atëherë është e nevojshme të raportoni për ta duke plotësuar një raport paraprak.
Kush duhet të plotësojë deklaratën paraprake
Drejtori nuk mund t'i japë para organizatës asnjë punonjës ashtu si kjo. Fillimisht, duhet të përcaktohet një listë e punonjësve që kanë të drejtë të marrin fonde paradhënie me një raport pasues. Për këtë është e nevojshme të hartohet dhe të lëshohet një urdhër i veçantë.
Nëse një vartësi ka nevojë për fonde për të kryer ndonjë biznes, atëherë ai duhet t'i sigurojë drejtorit një deklaratë në formë të lirë. Shtë e domosdoshme të tregohet shuma e kërkuar dhe qëllimi për të cilin kërkohen paratë. Nëse drejtori pajtohet me deklaratën, atëherë ai personalisht nënshkruan deklaratën dhe tregon se sa lejon të marrë fonde dhe për sa kohë.
Importantshtë e rëndësishme të theksohet se paratë e gatshme mund t'i lëshohen vetëm një punonjësi i cili tashmë ka raportuar plotësisht për të gjitha shumat e marra më parë.
Ndonjëherë një punonjës mund të ketë nevojë për një prokurë, e cila duhet të lëshohet në emër të organizatës sipas modelit të vendosur Nr. M-2 ose Nr. M-2a. Këto formularë u miratuan përsëri në 1997 me një dekret të Shërbimit Federal të Statistikave të Shtetit të Federatës Ruse.
Për paratë e shpenzuara, të cilat janë lëshuar në departamentin e kontabilitetit të organizatës, punonjësi duhet të raportojë. Ekziston një afat i caktuar në të cilin duhet të plotësoni dhe dorëzoni një raport shpenzimesh. Isshtë 3 ditë nga përfundimi i periudhës së specifikuar nga kreu i organizatës në formularin e aplikimit.
Nëse punonjësit i janë dhënë fonde për nevoja udhëtimi, atëherë ai duhet t'i japë llogari për to në 3 ditët e ardhshme të punës pas kthimit nga një udhëtim pune.
Si konfirmohet shpenzimi për një raport shpenzimi
Nëse punonjësit i kanë mbetur para, atëherë ai nuk do të jetë në gjendje t'i kthejë ato arkëtarit ashtu. Së pari, duhet të mblidhni të gjitha dokumentet që konfirmojnë se paratë janë shpenzuar pikërisht për nevojat për të cilat janë siguruar. Këto mund të jenë fatura parash dhe shitje, bileta për udhëtime, fatura, akte dhe forma të tjera të raportimit të rreptë.
Pas marrjes së secilit dokument të tillë, është e domosdoshme të kontrollohet nëse data, shuma dhe detajet janë të lexueshme.
Punonjësi do të duhet të paraqesë të gjitha dokumentet në departamentin e kontabilitetit.
Çfarë ndodh nëse raporti i shpenzimeve plotësohet gabimisht
Nëse punonjësi ka përfunduar gabimisht ose nuk ka siguruar një raport paraprak brenda 3 ditësh, atëherë autoriteti mbikëqyrës do të konsiderojë fondet e marra si të ardhura, mbi të cilat do të jetë e nevojshme të llogaritet primi i sigurimit dhe tatimi mbi të ardhurat personale. Nëse më vonë punonjësi ende ofron të gjitha dokumentet e nevojshme dhe një raport, atëherë kontabilisti do të duhet të bëjë një rillogaritje.
Një punonjës i autorizuar i organizatës mund të mbajë shumën, raporti për të cilin nuk është dorëzuar, nga paga e punonjësit.
Rregullat themelore për hartimin e një raporti paraprak
Rregullat e mëposhtme janë në qendër të sigurimit të një raporti shpenzimesh:
- Raporti paraprak duhet të mbështetet nga dokumentet që konfirmojnë shumat e shpenzuara.
- Dokumentet duhet të dorëzohen jo më vonë se 3 ditë pune pas përfundimit të udhëtimit të punës, periudhës së përcaktuar nga menaxheri, ose nga momenti i shkuarjes në punë pas sëmundjes ose pushimit.
- Një raport hartohet në një formë të veçantë Nr. AO-1. Lejohet gjithashtu të përdoret forma e një raporti paraprak, i cili miratohet nga drejtuesi i organizatës.
- Vetëm menaxheri duhet të jetë përgjegjës për miratimin e raportit të shpenzimeve.
- Raporti paraprak plotësohet nga punonjësi që ka shpenzuar paratë. Gjithashtu, disa informata duhet të futen nga një kontabilist.
Të dhënat e mëposhtme duhet të tregohen në raportin paraprak:
- Informacion në lidhje me kompaninë që i ka lëshuar paratë punonjësit.
- Të dhëna në lidhje me punonjësin i cili ka marrë fonde nga organizata.
- Qëllimi për të cilin ju duhet të siguroni para për një punonjës të kompanisë.
- Shuma
- Të dhëna për të gjitha shpenzimet me konfirmim.
- Bilanci i fondeve, nëse ka.
Në fund, nënshkrimet vendosen nga punonjësi dhe punonjësit e departamentit të kontabilitetit, të cilët lëshuan paratë dhe morën pjesën e mbetur.
Nuk ka nevojë të vendosni ndonjë pulla në deklaratën paraprake. Kjo sepse dokumenti është i brendshëm. Dhe nuk shkon përtej organizatës. Përveç kësaj, që nga viti 2016, të gjithë personat juridikë, dhe jo vetëm sipërmarrësit individualë, kanë të gjithë të drejtën të mos i mbështesin dokumentet e tyre me vulat dhe vulat e tyre.
Raporti plotësohet në një kopje të vetme. Isshtë pjesë e dokumentacionit primar dhe nuk duhet të bëni gabime në hartimin e tij. Nëse për ndonjë arsye nuk ishte e mundur të shmangni njollat ose mbushjen e pasaktë, atëherë është më mirë të merrni një formë të re dhe ta plotësoni atë në një mënyrë të re.
Si të plotësoni një raport shpenzimesh
Duket se një dokument kaq i rëndësishëm për qarkullimin e brendshëm duhet të jetë shumë vështirë të plotësohet. Por kjo është krejtësisht e gabuar. Pasi ta keni mbushur atë për herë të parë, nuk duhet të ketë vështirësi më vonë nëse duhet ta plotësoni përsëri.
Të dhënat duhet të futen nga punonjësi në rendin vijues:
- Duke përdorur të dhënat e regjistrimit të organizatës, futet kodi OKPO dhe emri i plotë i ndërmarrjes.
- Në kolonat pranë mbishkrimit "Raport paraprak" është e nevojshme të vendosni numrin e dokumentit dhe datën e përgatitjes së tij.
- Në të djathtë, është e domosdoshme të lini pak hapësirë të lirë, të zbrazët. Do të jetë e nevojshme për shënimet e drejtuesit të organizatës: shuma me fjalë, data e miratimit të raportit dhe nënshkrimi.
- Më poshtë, e gjithë linja përmban informacion në lidhje me punonjësin i cili ka marrë paratë e paradhënies. Shtë e nevojshme të tregohet se në cilën njësi strukturore punon, mbiemri, emri, patronimi dhe pozicioni i tij. Gjithashtu tregohet numri i personelit të punonjësit dhe pse ishte e nevojshme përparimi.
Kjo përfundon pjesën e parë të raportit të shpenzimeve. Më tej, formulari përmban dy tabela. Njëri prej tyre plotësohet edhe nga punonjësi që ka marrë fondet. Duhet të futni shumën totale të paradhënies dhe monedhën në të cilën është lëshuar. Shuma e bilancit ose tepricës duhet të tregohet më poshtë.
Tabela e dytë plotësohet në departamentin e kontabilitetit nga një specialist i autorizuar. Ai duhet të përmbajë të dhëna për llogaritë e kontabilitetit, nën-llogaritë dhe fondet që kalojnë përmes tyre. Kodi i transaksionit dhe shumat e sakta duhet të tregohen.
Nën tabelat, është e nevojshme të tregoni se sa dokumente i bashkangjiten raportit dhe sa faqe përmbajnë këto dokumente.
Pasi të plotësohen të gjitha kolonat, dokumentet duhet të kontrollohen nga shefi i kontabilitetit. Sipas rezultatit, ai duhet të tregojë shumën e raportimit në një vijë të veçantë për këtë.
Nën llogaritarin dhe kryekontabilistin duhet të nënshkruhet me procesverbalin e tyre. Më tej, një punonjës i departamentit të kontabilitetit duhet të tregohet shuma e bilancit ose rillogaritja dhe numri i porosisë së parave, përmes së cilës kaloi kjo shumë. Arkëtari i cili ka marrë bilancin ose ka lëshuar një shumë identike me shpenzimet e tepërta duhet gjithashtu të nënshkruaj deklaratën paraprake.
Pjesa tjetër e raportit financiar është e negociueshme. Ai duhet të përmbajë të gjithë informacionin e nevojshëm në lidhje me dokumentet, të cilat konfirmojnë faktin se fondet janë shpenzuar për nevojat e kërkuara. Në këtë pjesë, duhet të futni të dhënat e mëposhtme:
- Detajet e secilës organizatë që lëshoi dokumentin.
- Data e lëshimit.
- Emrin
- Shuma e saktë e parave të shpenzuara.
- Numri i numërimit me të cilin u postua shuma e treguar në dokument.
Punonjësi duhet të nënshkruajë nënshkrimin e tij / saj nën tryezë në një rresht të veçantë. Kështu, ai do të konfirmojë korrektësinë e informacionit të specifikuar.
Pjesa e fundit e raportit të shpenzimeve është pjesa e prerë. Ka një faturë nga llogaritari, të cilën ai e plotëson pasi të ketë marrë dokumente nga punonjësi që konfirmojnë paratë e shpenzuara. Në pjesën e copëtimit, është e nevojshme të tregoni:
- Informacion rreth punonjësit (emri i plotë).
- Raportoni numrin dhe datën e lëshimit.
- Shuma në fjalë që i është lëshuar punonjësit.
- Numri i dokumenteve të raportimit që vërtetojnë kostot.
Pas kësaj, zyrtari i kontabilitetit vendos datën dhe nënshkrimin. Pjesa e ndashme duhet t'i dorëzohet punonjësit si provë e të dhënave të marra.
