Puna në zyrë është një lloj aktiviteti që lidhet me furnizimin e mbështetjes dokumentare dhe organizimin e punës me dokumente të ndryshme zyrtare. Dokumentacioni është një degë e dokumenteve që synon krijimin e dokumenteve.
Udhëzimet
Hapi 1
Aktivitetet në lidhje me organizimin e ruajtjes së dokumenteve klasifikohen si punë arkivore. Sipërmarrësi fillon të dokumentojë punën e tij me regjistrimin e ndërmarrjes. Aktivitetet e një sipërmarrësi në fushën e menaxhimit shoqërohen gjithmonë me mirëmbajtjen e dokumentacionit të ndryshëm. Një sipërmarrës është përgjegjës për organizimin e punës në zyrë, ai gjithashtu duhet t'i përmbahet rregullave dhe procedurave të caktuara në punën me dokumente. Zyrtarët janë të angazhuar në menaxhimin e punës në zyrë, ata janë përgjegjës për menaxhimin e punës në zyrë, kontabilitetin dhe ruajtjen e dokumenteve.
Hapi 2
Të gjitha vendimet më të rëndësishme të menaxhimit regjistrohen në dokumentacion, i cili është marrëdhënia midis ndërmarrjeve dhe organeve qeveritare nga njëra anë, dhe individëve nga ana tjetër. Sipas standardit të miratuar së fundmi GOST RISO 15489-1-2007 "Menaxhimi i Dokumentit. Kërkesat e Përgjithshme", një dokument është informacion i identifikueshëm i regjistruar në çdo medium material, i marrë, i krijuar, i ruajtur nga një individ ose organizatë si konfirmim i detyrimeve të ndryshme ose aktiviteteve të biznesit.
Puna në zyrë i referohet veprimtarive praktike të personave që administrojnë dokumentet dhe krijojnë ato gjatë veprimtarisë së tyre.
Hapi 3
Dokumentet janë një fond dhe element shumë i rëndësishëm i veprimtarisë së biznesit. Me organizimin korrekt të sistemit të mbajtjes së evidencave me ndihmën e mbajtjes së shënimeve, është e mundur të kryhen aktivitetet e ndërmarrjes në një mënyrë të rregullt, efikase dhe të përgjegjshme.
Sidomos për organizatat që nuk kanë mundësi të heqin dorë plotësisht nga qarkullimi i dokumenteve në letër, janë krijuar sisteme softuerësh, të cilët janë një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve dhe lejojnë përdorimin e dokumenteve të letrës kur është absolutisht e nevojshme.
