Dokumentet bankare ruhen sipas llojit në dosje të ndara dhe më shpesh në rend kronologjik. Përzgjedhja kryhet nga punonjësi përgjegjës për formimin e dokumentacionit. Një komision i posaçëm merret me shkatërrimin e dokumenteve të skaduara.
Ruajtja e dokumenteve bankare kryhet nga vetë bankat dhe nga organizatat që mbajnë llogaritë. Rendi i ruajtjes në një institucion mund të ndryshojë pak nga rendi i ruajtjes në një institucion tjetër.
Si ruhen dokumentet bankare në organizata
Dokumentet nga banka që janë në organizatë konfirmojnë kryerjen e transaksioneve monetare dhe pasqyrohen në regjistrat e kontabilitetit. Vendi i ruajtjes së tyre është departamenti i kontabilitetit, punonjësit e të cilit mund të ndajnë të gjitha letrat sipas llojit në dosje të veçanta në kontekstin e llogarive dhe bankave. Nëse një ndërmarrje ka disa llogari rrjedhëse, atëherë krijohet një dosje e veçantë për secilën, nëse është një llogari monedhe, atëherë monedha e llogarisë tregohet në kopertinë dhe shpinë. Rendi kronologjik përdoret për të regjistruar deklaratat për secilën llogari. Çdo deklaratë ka një lidhës që përbëhet nga dokumente pagese dhe arsyetime për pagesa për secilën ditë të transaksionit.
Krijohet një dosje e veçantë për faturat e paguara. Dokumentet e kontrollit të monedhës ruhen në dosje të ndara, ku mund të gjeni të gjitha informacionet për punën me llogaritë e monedhës. Ne po flasim për pasaportat e transaksioneve, certifikatat e konfirmimit të punës ose shërbimeve të kryera, certifikatat e transaksioneve të këmbimit valutor dhe të tjerët. Nëse vëllimi i dokumentacionit është i vogël, do të ketë regjistra të mjaftueshëm që tregojnë numrin e dokumentit, shumën dhe datën.
Si ruhen dokumentet në bankat komerciale
Këto institucione ruajnë dokumente që konfirmojnë veprimtaritë financiare dhe ekonomike të bankës dhe dokumentet e shlyerjes dhe të pagesave të klientëve. Përgjegjësia për to është me menaxherin dhe kryekontabilistin. Të dy letrat dhe dokumentet elektronike i nënshtrohen ruajtjes. Ato prej letre mbahen në një ambient të posaçëm për ruajtje, për hyrjen në të cilën ju duhet të merrni një leje të veçantë. Leja duhet të nënshkruhet nga kryeplogaritari ose zëvendësi i tij.
Regjistrimi i dokumentacionit përkujtimor kryhet çdo ditë, për këtë është ngritur një dosje e veçantë, në të cilën dokumentet ruhen gjithashtu në rend kronologjik. Përzgjedhja kryhet nga një punonjës i cili është përgjegjës për formimin korrekt të dokumentacionit financiar. Dosjet e tjera përbëhen nga letra financiare të holla dhe letra që pasqyrojnë informacionin mbi depozitat e klientëve. Dokumentet që përmbajnë informacion mbi operacionet me metale të çmuara regjistrohen në dosje të ndara.
Nevoja për të vendosur lloje të caktuara të dokumenteve në dosje të ndryshme është për shkak të faktit se secila letër ka afatin e saj të ruajtjes. Kjo vlen edhe për ruajtjen e dokumenteve në formë elektronike. Për shkatërrimin e dokumenteve me një periudhë ruajtje të skaduar, është mbledhur një komision i posaçëm, anëtarët e të cilit shikojnë çdo letër, dhe pastaj plotësojnë një akt të veçantë, i cili konfirmon që dokumentet me një periudhë të skaduar të magazinimit ishin shkatërruar.
