Pjesëmarrja në ekspozita dhe panaire është një mekanizëm i rëndësishëm për promovimin e një produkti ose shërbimi të çdo organizate në treg. Kjo është arsyeja pse përgatitja për pjesëmarrje duhet të kryhet në një mënyrë me rëndësi të veçantë. Nuk ka gjëra të vogla në këtë aktivitet, sepse çdo detaj i ekspozuar ndaj qarqeve të gjera të publikut mund të ketë rezultate pozitive dhe negative.
Si rregull, organizimi i prezantimit të kompanisë në ekspozita bie mbi supe të departamenteve të marrëdhënieve me publikun, qendrave të shtypit, si dhe ndarjeve të tjera strukturore të përfshira në ekspozita dhe aktivitete të drejta. Nëse nuk ka rezerva të tilla të punës, atëherë e gjithë kompania është e përfshirë në organizatë, nga menaxhmenti te stafi i zyrës.
Në një masë të madhe, prezantimi i një kompanie varet nga natyra e ekspozitës. Ngjarjet e industrisë, si rregull, bashkojnë figura të një fushe të caktuar biznesi: tregti, ndërtim, veprimtari shkencore, etj. Kështu, kompania duhet të jetë e gatshme të shohë arritjet e partnerëve dhe konkurrentëve të saj në stendat fqinje. Frekuenca e ekspozitës gjithashtu ndikon në mënyrën se si duhet të projektohet stenda. Për ngjarjet vjetore, është e papranueshme të përdoren materiale prezantimi të vjetruara të zhvilluara në bazë të informacionit të parëndësishëm.
Procesi i përgatitjes për ekspozitën fillon disa muaj para fillimit të saj. Hapi i parë për krijimin e një materiali prezantues është hartimi i një koncepti. Ky plan skematik i pjesëmarrjes përfshin një listë të materialeve prezantuese: stenda, banderola, produkte video dhe audio, broshura dhe fletëpalosje të tjera. Arkivi i pjesëmarrjes në ekspozitë, i cili përpilohet nga departamentet e marrëdhënieve me publikun, do të lejojë të përgatisë sasinë optimale të materialit. Në të njëjtën kohë, aprovohet vlerësimi i kostos për prodhimin e materialeve prezantuese.
Në këtë fazë, është e rëndësishme të identifikohen pikat e forta të kompanisë, d.m.th. produktin ose shërbimin e tij. Përparësitë konkurruese duhet t'u komunikohen qartë konsumatorëve potencial përmes materialeve të prezantimit - broshurave, banderolave, videoklipeve. Ne nuk duhet të harrojmë për instalimet e veçanta të stendave që mund të bëhen me kërkesë të klientit - një model i pajisjeve të reja ose një panoramë vizuale e materialeve që prodhohen. Nëse një kompani prodhon pjata të pathyeshme, atëherë në një ekspozitë të specializuar do të ishte e përshtatshme të demonstrojmë cilësinë e produktit, duke i dhënë mundësinë çdokujt që të përpiqet të dëmtojë produktin.
Për më tepër, do të ishte etike e saktë të parashikohet mundësia e një bisede të gjatë midis një vizitori të interesuar të ekspozitës dhe një përfaqësuesi të kompanisë. Një bllok me shënime dhe stilolapsa duhet të instalohet në stendë në mënyrë që çdokush të mund të bëjë shënime gjatë marrjes së informacionit të nevojshëm. Desirableshtë e dëshirueshme që këto pajisje të shënohen me logon e kompanisë.
Hapi i dytë është të punojmë për opsionet e drafteve për banderola dhe instalime stendash. Si rregull, kjo bëhet duke përdorur një skemë, shkronjë dhe logo të korporatave të ngjyrave. Madhësitë e të gjitha stendave bëhen ose blihen duke marrë parasysh madhësinë e qelizës së prezantimit.
Faza tjetër është zgjedhja e personelit për të punuar në stendë. Shpesh prezantimi kryhet nga punonjësit e kompanisë. Një plus i rëndësishëm i kësaj qasjeje është që specialistët të flasin me kompetencë për aktivitetet e organizatës dhe, nëse është e nevojshme, t'i përgjigjen pyetjeve që mund të kenë vizitorët në ekspozitë. Punonjësit shtesë për të marrë pjesë në prezantim mund të punësohen si shtesë për shpërndarjen e fletëpalosjeve, plotësimin e pyetësorëve, etj.
Efektiviteti i pjesëmarrjes përcaktohet nga një llogaritje e thjeshtë e vëllimit të partneriteteve të krijuara. Sa më i lartë të jetë interesi i vizitorëve të ekspozitës për paraqitjen e prezantimit, aq më i madh është efekti i pjesëmarrjes së kompanisë në veprimtari. Prandaj, është më mirë që aplikimi për pjesëmarrje në ekspozitë të paraqitet një nga të parët, në mënyrë që pjesëmarrësi të ketë mundësinë e parë për të zgjedhur vendin e stendës. Përveç kësaj, ju nuk duhet të refuzoni ofertat e organizatorëve të ekspozitës për të vepruar si një partner i veçantë i ngjarjes. Ky avantazh do të rrisë numrin e ndërrimeve të emrit të organizatës gjatë ekspozitës, dhe gjithashtu do të ketë një efekt pozitiv në imazhin e kompanisë.
