Shumë varet nga organizimi i saktë i kontabilitetit të magazinës. Depot duhet të furnizojnë menjëherë prodhimin me materiale, të kompletuara me produkte të gatshme, anije, etj. Dhe për këtë, është e nevojshme të sigurohet informacion i plotë për disponueshmërinë ose lëvizjen e mallrave në kohë. Ju mund të merrni parasysh mallrat në njësi matëse, copa ose në pako. Kontabiliteti i lotit është gjithashtu i pranueshëm.
Udhëzimet
Hapi 1
Zgjidhni metodën më të përshtatshme të llogaritjes së magazinës për ju: varietet ose grumbull.
Hapi 2
Me metodën e graduar, mallrat ruhen në depo me emër. Për të lehtësuar kontabilitetin, është e dëshirueshme që të caktoni një numër stoku (artikull) për secilin prej llojeve të tij. Çdo produkt i sapo marrë i shtohet produktit me të njëjtin emër. Personat përgjegjës duhet të mbajnë regjistra të mallrave në natyrë (për shembull, në kilogram, në pako ose në copa). Kontabiliteti kryhet në bazë të dokumenteve të mallrave hyrëse dhe dalëse në revista të veçanta (në letër ose në formë elektronike).
Hapi 3
Me metodën e grumbullit, çdo grumbull i marrë rishtas ruhet veçmas nga malli i marrë më parë. Në të futet një kartë e veçantë kontabël, që tregon sasinë e mallrave në grup dhe datën e marrjes. Kjo metodë është e pranueshme kur llogaritni mallra me shumicë ose nëse depoja merret me vetëm një lloj produkti.
Hapi 4
Mallrat lëshohen sipas faturave, të cilat tregojnë marrësin, datën e dërgesës, emrin (artikullin), sasinë dhe koston. Nëse gjenden produkte me defekt, përpilohet një certifikatë fshirjeje. Çdo lëvizje e mallrave duhet të dokumentohet.
Hapi 5
Të gjitha dokumentet e magazinës dorëzohen në departamentin e kontabilitetit, ku ato kontrollohen dhe regjistrohen në terma sasiorë dhe monetarë, ose fshihen nga regjistri (nëse dokumenti është shpenzim). Për të siguruar saktësinë e kontabilitetit, këshillohet të mbani regjistrat e kontabilitetit dhe magazinës paralelisht dhe të barazoni në mënyrë periodike të dhënat.
Hapi 6
Nëse diapazoni i mallrave është i gjerë, atëherë duhet të organizoni një sistem të ruajtjes së adresave. Në këtë rast, e gjithë depoja ndahet në qeliza me numra unikë (mund të përdoren emërtime alfanumerike) dhe adresa në të cilën është ruajtur artikulli tregohet në kartelën e kontabilitetit të produktit. Kjo metodë ju lejon të gjeni shpejt produktin që kërkoni dhe gjithashtu e bën më të lehtë kryerjen e inventarëve.
Hapi 7
Një inventar i plotë duhet të kryhet të paktën një herë në vit. Por, për një llogari më të saktë, këshillohet që ta kryeni të paktën një herë në muaj. Inventari është një procedurë për të barazuar disponueshmërinë aktuale të mallrave (me numërimin fizik) dhe të dhënat e kontabilitetit. Bazuar në rezultatet e barazimit, të dhënat e kontabilitetit rregullohen nëse ka mospërputhje.
