Ndërmarrjet tregtare ose industriale ruajnë sendet e inventarit në depot e pajisura posaçërisht. Nëse ndërmarrja është e madhe, numri i njësive të magazinimit mund të jetë në qindra mijëra apo edhe miliona. Prandaj, është shumë e rëndësishme që të organizohet si duhet llogaritja e magazinimit dhe lëvizjes së pasurive materiale në depo.
Pajisjet e magazinës
Para se të arrijnë asetet materiale që kërkojnë vendosje dhe magazinim, është e nevojshme të gjesh një dhomë të veçantë për një depo dhe ta pajisësh atë me të gjitha pajisjet e nevojshme, në varësi të asaj që mallrat do të ruhen në depo. Pajisjet speciale do të sigurojnë sigurinë e tyre.
Atëherë duhet të punësoni magazinierë specialistë të cilët do të jenë përgjegjës për marrjen dhe ruajtjen e inventarit. Me secilën prej tyre, është e nevojshme të lidhet një marrëveshje shtesë për përgjegjësinë materiale, pas së cilës udhëzimi dhe familjarizimi i tyre me procedurën për mbajtjen e regjistrave dhe me ato dokumente dhe formularë në përputhje me të cilat regjistrohen vlerat materiale. Nëse vëllimi i rezervave të magazinës është i madh, nuk mund të bëni pa kompjuterë dhe softuer të specializuar. Sidoqoftë, është më mirë të futni llogari të automatizuar të aseteve materiale në një depo të një ndërmarrje tregtare në çdo rast.
Organizimi i kontabilitetit të magazinës
Personat material mbajnë regjistra të produkteve dhe mallrave në depo në përputhje me rregullat e ruajtjes sipas llojit dhe klasës. Kontabiliteti, në varësi të llojit të mallit, mund të kryhet si në aspektin sasior ashtu edhe në atë monetar. Në këtë rast, për secilin numër të mallrave të listës së aksioneve plotësohet një "kartë kontabël e magazinës", lëshimi i tyre për personat me përgjegjësi materiale kryhet kundër nënshkrimit në një revistë të veçantë ose regjistër të kartave të lëshimit.
Kartat e ndara lëshohen për mallrat e depozituara që nga viti i kaluar dhe të marra në depo në vitin aktual. Çdo kartë tregon vendin e magazinimit të këtij produkti, duke treguar numrin e magazinës dhe raftit. Kontabiliteti mund të kryhet jo me karta, por në "Librat e kontabilitetit të magazinës" speciale.
Përgjegjës për ruajtjen - menaxheri i magazinës duhet të bëjë ndryshime në kartat e kontabilitetit në baza ditore në bazë të dokumenteve një herë, duke shfaqur pjesën e mbetur pas çdo regjistrimi të tillë. Responsibilityshtë përgjegjësia e tij të hartojë deklarata të shpenzimeve të pasurive materiale, të dhënat e tyre duhet të futen në karta të mbyllura jo më vonë se dita e parë e muajit që pason muajin raportues.
Menaxheri i magazinës monitoron vazhdimisht situatën dhe informon menaxhmentin për zvogëlimin e stokut të kërkuar të mallrave ose, anasjelltas, për sasinë e tepërt të tyre. Çdo muaj ai i paraqet departamentit të kontabilitetit të ndërmarrjes një "Raport mbi lëvizjen e pasurive materiale" me bashkëngjitje të dokumenteve kryesore që konfirmojnë marrjen dhe konsumimin e mallrave.
