Shumë shpesh, qytetarët kanë nevojë për ekstrakte nga dokumente të ndryshme për restaurimin, dokumentet, si dhe për të konfirmuar fakte të rëndësishme ligjore. Kjo mund të jetë porosi, personel, libër shtëpie, dhe madje edhe një histori mjekësore. Prandaj, një zyrtar i dokumenteve të pothuajse çdo organizate herët a vonë përballet me nevojën për të gjeneruar një ekstrakt.
Udhëzimet
Hapi 1
Lloji i ekzekutimit të deklaratës ndikohet nga lloji i dokumentit nga i cili kopjoni të dhënat, dhe mosha e tij. Fakti është që për dokumente të tilla si, për shembull, një ekstrakt nga një libër pune, sigurohet një formë e veçantë dhe, megjithëse shumë organizata lejojnë një formë falas të kopjimit, këshillohet të përdorni një standard.
Forma dhe lloji i ekstraktit nga libri i shtëpisë ose shtëpisë do të ndikohet nga qëllimi i këtij veprimi. Pra, nëse kopjoni të dhënat për regjistrimin e kompensimit për shërbimet komunale, atëherë do të duhet të futni të dhëna për numrin e të regjistruarve në hapësirën e banimit, dhe nëse keni nevojë të rivendosni aktet e pronësisë për pasuri të paluajtshme, atëherë ekstrakt duhet të pasqyrojë datat të regjistrimit fillestar të të gjitha familjeve, si dhe atyre që tashmë janë hequr nga regjistri.
Hapi 2
Formuloni një pjesë hyrëse kur hartoni një ekstrakt nga një dokument ligjor, për shembull, një protokoll. Në të, tregoni shkurtimisht arsyet e kësaj kërkese. Chapeau duhet të përmbajë rendin e ditës, domethënë arsyen pse duhet të thirret mbledhja.
Hapi 3
Pastaj shkruani tekstin kryesor me paragrafët e nevojshëm, në të cilët tregojnë çështjet e diskutuara në mbledhje, kush dëgjoi, çfarë dëgjuan dhe çfarë u vendos si rezultat i dëgjimit në rendin e ditës. Teksti i shkruar nga procesverbali duhet të përmbajë të ashtuquajturin "rekord i vërtetimit". Në të, tregoni se ekstrakti nga protokolli korrespondon me origjinalin, tregoni pozicionin tuaj, datën, nënshkruani me një transkript.
Hapi 4
Kur hartoni një ekstrakt nga libri i punës (kontrata e punës), duhet të keni një kopje të pjesës së përparme ose kryesore të kontratës, e cila tregon emrin e dokumentit, mbiemrin, emrin, patronimin e pronarit, vitin e lindjes, arsimi, profesioni, etj. Përndryshe, ju thjesht duhet të bëni kopje të faqeve të kërkuara.
Hapi 5
Mos harroni se shpesh ekstrakti duhet të vërtetohet jo vetëm nga drejtuesi i organizatës që mban dokumentin, por edhe nga vula e noterit. Si rregull, është e nevojshme të sqaroni kërkesat për shkarkim në institucionin ku jeni duke përgatitur dokumentin.
