Shumë kompani, pavarësisht nga forma e tyre e pronësisë, përgatisin çdo vit raporte publike për rezultatet e aktiviteteve vjetore. Këto dokumente shërbejnë si një burim informacioni për publikun e gjerë, dhe në të njëjtën kohë, ato janë prova të dukshme të efektivitetit ose joefikasitetit të organizatës.
Vendimi i mbledhjes së aksionerëve për fatin e ardhshëm të kompanisë, vlerësimi publik i veprimtarive të organizatës, etj., Mund të varet nga sa përgatitet raporti vjetor. Me fjalë të tjera, një specialist ose njësi strukturore që zhvillon raportin vjetor duhet të jenë të vetëdijshëm se jo vetëm reputacioni varet nga cilësia e dokumentit përfundimtar, por edhe nga zhvillimi i mëtejshëm i ndërmarrjes.
Shpesh, detyra e përgatitjes së raportit vjetor bie mbi departamentin analitik ose njësinë tjetër strukturore që kryen funksionet e mbledhjes së informacionit mbi aktivitetet e të gjithë kompanisë për periudhën vjetore.
Në varësi të llojit të veprimtarisë së organizatës dhe natyrës së audiencës për të cilën synohen dokumentet, raporti mund të mbështetet në stilin e dokumenteve të brendshme ose informacionit publik për një gamë të gjerë lexuesish. Stili i dokumentacionit të brendshëm ndiqet për raportet e paraqitura stafit themelues dhe aksionerëve të kompanisë. Në këtë rast, më shumë vëmendje në raport i kushtohet performancës financiare, efikasitetit ekonomik dhe performancës në arritjen e objektivave kryesorë të përshkruara në plan.
Për një raport publik, i cili, si rregull, publikohet në faqen zyrtare të internetit për shikim nga publiku, kërkohet një përshkrim më i hollësishëm i aktiviteteve të organizatës, detyrave dhe misionit të saj. Një numër i informacioneve të ofruara kërkon një shpjegim të hollësishëm, për të cilin po përgatitet një pjesë e veçantë. Si rregull, shërbimet analitike janë të angazhuara në zhvillimin e një raporti publik në bashkëpunim të ngushtë me specialistë të marrëdhënieve me publikun, të cilët kanë mundësinë të korrigjojnë informacionin në varësi të rëndësisë së tij.
Pavarësisht nga natyra e audiencës së synuar të raportit, çdo dokument përfundimtar është grupuar qartë në seksione. Në seksionin e parë, si rregull, jepen detyrat që ishin vendosur para organizatës dhe rezultatet për arritjen e tyre. Më poshtë janë rezultatet financiare për vitin dhe rezultatet e prodhimit.
Seksioni i fundit, si rregull, është aktivitetet shoqërore të kompanisë. Si rregull, ky informacion përmbahet në një raport publik, i cili ofron rezultatet e politikës shoqërore të shoqërisë. Si materiale për përfshirje në raport, merren informacione për dhënien e përfaqësuesve të organizatës për merita të larta në fushën e mbështetjes sociale, rezultatet e aktiviteteve bamirëse, etj.
Duhet të mbahet mend se kur zgjedhni informacionin që do të pasqyrohet në raport, është e nevojshme të ruhet objektiviteti i informacionit të dhënë. Ky rregull duhet të respektohet edhe nëse rezultatet e aktiviteteve të kompanisë në tregues të caktuar janë larg idealit ose tregojnë performancë të pamjaftueshme. Duke folur për këtë, raporti duhet të pasqyrojë arsyet e mundshme që çuan në rezultate të tilla, si dhe të rregullojë vëmendjen e audiencës për qëllimin e vendosur për të eleminuar problemin në periudhën e ardhshme.
