Prania e një sistemi të menaxhimit të cilësisë është sot një dëshmi e stabilitetit dhe besueshmërisë së kompanisë. Zbatimi i tij përmirëson menaxhueshmërinë dhe konkurrencën, si dhe ul kostot.
Është e nevojshme
- - "Politika e Cilësisë";
- - "Kërkim i cilësisë";
- - "Procedurat e dokumentuara në të gjithë sistemin";
- - një program që korrespondon me "Politikën e Cilësisë";
- - rregulloret që rregullojnë proceset e biznesit në kompani;
- - personel i trajnuar dhe i trajnuar.
Udhëzimet
Hapi 1
Sistemi i menaxhimit të cilësisë është një tregues i besueshmërisë së një kompanie dhe aftësisë së saj për të prodhuar produkte në përputhje me kërkesat e klientit. Qëllimi i zbatimit të sistemit është të përjashtojë gabimet e mundshme në punën e personelit, të cilat mund të rezultojnë në defekte. Procedura për zbatimin e sistemit të menaxhimit të cilësisë është shumë e shkathët dhe me shumë faza dhe kërkon një kohë të gjatë (deri në 1.5 vjet) për tu zbatuar.
Hapi 2
Zbatimi i një sistemi të menaxhimit të cilësisë fillon me një vendim nga menaxhmenti në lidhje me këshillueshmërinë e fillimit të këtij procesi. Në nivelin e menaxhimit të lartë, zhvillohen qëllimet për ndërtimin e sistemit, si dhe hapa taktikë specifik për t'i arritur ato. E gjithë kjo duhet të dokumentohet në formën e porosive dhe dokumenteve strategjike. Një nga më të rëndësishmet është "Politika e Cilësisë", e cila në një formë të arritshme dhe koncize duhet të përmbajë parimet kryesore mbi të cilat do të bazohet sistemi i cilësisë. Ato duhet të përputhen me përparësitë e kompanisë dhe të bazohen në vlerat e saj.
Hapi 3
Hapi tjetër është përcjellja e vendimit për krijimin e sistemit te stafi, si dhe arsyetimi i rëndësisë së kësaj procedure për ta. Të gjithë punonjësit, nën drejtimin e një personi përgjegjës në kompani, duhet të studiojnë teorinë e menaxhimit, si dhe standardet themelore ISO. Vëmendje e veçantë i kushtohet kompetencës së personelit, njohurive dhe përvojës së tyre të nevojshme brenda kornizës së sistemit të menaxhimit të cilësisë.
Hapi 4
Tjetra, ju duhet të krahasoni gjendjen aktuale të punëve në kompani dhe kërkesat për standardet ISO. Kjo mund të bëhet duke intervistuar dhe marrë në pyetje punonjësit e ndërmarrjes. Rezultati duhet të jetë një raport që ofron udhëzime se si kërkesat specifike të standardit po implementohen dhe çfarë duhet bërë. Raporti duhet t'i kushtojë vëmendje të veçantë gjendjes aktuale të punëve: proceset kryesore dhe ndihmëse të ndërmarrjes, proceset më kritike të biznesit, praninë e rregulloreve përkatëse, si dhe shpërndarjen e përgjegjësive dhe autoriteteve nga personat dhe departamentet. Rezultati i zbatimit të sistemit të menaxhimit të cilësisë duhet të jetë eliminimi i kontradiktave midis gjendjes aktuale dhe asaj të kërkuar.
Hapi 5
Implementimi i një sistemi të menaxhimit të cilësisë është i pamundur pa përpiluar një program të projektit. Ai duhet të përmbajë një përshkrim të fazave të procedurës, një listë të atyre që janë përgjegjës për secilën fazë, si dhe shpërndarjen e buxhetit. Kjo e fundit konsiston në kostot e pagimit të shërbimeve të konsulentëve të jashtëm, koston e trajnimit të personelit, si dhe çmimin që do të duhet të paguhet për devijimin e menaxhimit nga puna kryesore. Programi përfundon me kriteret me të cilat menaxhmenti do të përcaktojë nëse ata i kanë arritur qëllimet e tyre (p.sh. norma e skrapit, shkalla e kënaqësisë së klientit, shkalla e kthimit).
Hapi 6
Standardet e sistemit ISO kërkojnë që të gjitha proceset e biznesit të një kompanie të dokumentohen. Fillimisht, në bazë të "Politikës së Cilësisë", përgatitet një "Manual i Cilësisë". Ky dokument përmban një përshkrim të fushave të përgjegjësisë, kërkesat për departamentin e cilësisë, një algoritëm për menaxhimin e dokumenteve, procedurat për marrjen dhe përpunimin e ankesave. Një grup tjetër i dokumenteve quhet "Procedura të dokumentuara në të gjithë sistemin". Sipas standardit, 6 procedura kryesore duhet të rregullohen. Ky është menaxhimi i dokumenteve, të dhënave, auditimit, martesës, masave, korrigjimi i mospërputhjeve dhe parandalimi i shfaqjes së mospërputhjeve. Së fundmi, grupi i mëposhtëm i dokumenteve duhet të përshkruajë rregullat për planifikimin dhe zbatimin efektiv të proceseve për menaxhimin e tyre.
Hapi 7
Pasi të jenë normalizuar të gjitha proceset e biznesit, është e nevojshme të filloni funksionimin provë të sistemit. Proceset mund të fillojnë gradualisht, për shembull, duke filluar një operacion provë në departamentin e furnizimit, pastaj duke kaluar në departamentin e shitjeve. Operacioni i provës duhet të shoqërohet nga një auditim i brendshëm i sistemit të menaxhimit për të identifikuar pikat e forta dhe të dobëta. Auditimi duhet të krahasojë treguesit sasiorë të cilësisë dhe parametrat idealë për tu përpjekur. Të gjitha devijimet duhet të regjistrohen dhe korrigjohen në përputhje me rezultatet e punës së punonjësve.
Hapi 8
Faza përfundimtare është certifikimi i QMS. Për ta bërë këtë, duhet të paraqisni një kërkesë tek organi certifikues, t'i bashkangjitni të gjitha dokumentet rregullatore të përgatitura, një diagram të strukturës organizative të kompanisë dhe një listë të klientëve kryesorë të saj. Pas një ekzaminimi të dokumenteve të paraqitura dhe një kontrolli të sistemit të cilësisë direkt në ndërmarrje, qendra e certifikimit harton një protokoll, i cili pasqyron të gjitha mospërputhjet. Bazuar në rezultatet e saj, kompania duhet, brenda një afati kohor të kufizuar, të eliminojë të gjitha komentet dhe të sigurojë rezultatet e rregullimeve. Nëse mospërputhjet korrigjohen, kompanisë i jepet një certifikatë. Duhet rreth një muaj për ta përfunduar.
Hapi 9
Pasi kompania të certifikohet, puna për përmirësimin e sistemit të menaxhimit të cilësisë nuk duhet të ndalet. Për më tepër, organi i çertifikimit duhet të rishikojë periodikisht. Qëllimi i tyre është të konfirmojnë që kompania po përmirëson vazhdimisht sistemin e saj të menaxhimit.
