Secila organizatë duhet të mbajë nën kontroll të gjitha transaksionet e biznesit. Si rregull, çdo lëvizje hartohet nga dokumente mbështetëse, të cilat janë kontabël. Onshtë në bazë të një dokumentacioni të tillë që bazohet kontabiliteti. Çfarë është dokumentacioni i kontabilitetit në përgjithësi dhe pse është i nevojshëm?
I gjithë dokumentacioni i kontabilitetit hartohet në formularë të unifikuar, domethënë në formularë të vendosur me ligj. Në rast se formulari nuk sigurohet nga autoritetet e larta, dokumentet përpilohen në çdo formë. Dokumentet e kontabilitetit duhet domosdoshmërisht të përmbajnë emrin, datën e përpilimit, detajet e organizatës, përmbajtjen e operacionit, emrat e pozicioneve të punonjësve dhe nënshkrimet e tyre.
Thelbi i dokumenteve të kontabilitetit është të pasqyrojnë të gjitha transaksionet e biznesit të kryera nga organizata, si dhe të thjeshtojnë tatimin dhe kontabilitetin. I gjithë informacioni që përmbahet në dokumentet e kontabilitetit duhet të jetë i besueshëm dhe i kuptueshëm. Për shembull, nëse hartoni një pasqyrë të kontabilitetit, atëherë përmbajtja e operacionit nuk duhet të shkruhet shumë fshehtas, thelbi i tij duhet të deklarohet qartë dhe qartë.
Dokumentet duhet të hartohen nga menaxheri ose një person i cili miratohet me urdhër të drejtorit. Dokumentet e kontabilitetit hartohen në ditën kur operacioni ka përfunduar ose pas përfundimit të tij. Për shembull, në fillim të muajit, karburantit harxhohet, dhe kjo bëhet gjatë çdo dite për tridhjetë ditë. Kontabilisti mund të llogarisë konsumin e karburanteve dhe lubrifikantëve në ditën e parë të muajit tjetër dhe të hartojë një pasqyrë të kontabilitetit.
Çdo ndryshim në dokument nuk lejohet. Në rast se vëreni një gabim, duhet të lëshoni një urdhër korrigjimi. Pastaj hartoni një dokument tjetër, i cili në të ardhmen duhet të përforcohet me atë të mëparshëm.
Dokumentet e kontabilitetit mund të lëshohen si në letër ashtu edhe në formë elektronike. Por nëse përdorni metodën e fundit, atëherë, nëse është e nevojshme, duhet të shtypni një kopje, pasi është e nevojshme për paraqitje tek autoritetet shtetërore, për shembull, në zyrën e taksave.
